POLITICA DE CONFIDENTIALITATE PRIVIND UTILIZAREA DATELOR PERSONALE

1. Cui se aplică această Notă de Informare?

Prezenta Notă de informare se aplică prelucrării datelor cu caracter personal ale:

• Partenerilor noştri contractuali precum furnizori, clienți („Parteneri comerciali”);

• Vizitatorilor și clienților site-ului nostru woodlika.ro („Utilizatori”);

• Abonaților la opțiunea de newsletter;

2. Ce date colectăm despre dumneavoastră?

Colectăm și prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal astfel:

• din informațiile pe care ni le furnizați prin completarea formularelor de pe site-ul nostru.

• prin corespondența cu noi prin e-mail, pagina oficială de Facebook, pagina oficială de Instagram, sau în orice altă modalitate.

Informațiile pe care ni le furnizați pot include numele, prenumele, data nastere, inaltime, greutate, sex, adresa de domiciliu, adresa de livrare, adresa de facturare, adresa de e-mail și numărul de telefon, precum și alte informații, după caz.

Prin activitatea desfășurată pe site, nu vom colecta sau prelucra date cu caracter personal sensibile legate de dumneavoastră (i.e. informații despre originea rasială sau etnică, opiniile politice, confesiunea religioasă sau convingerile filozofice, sănătatea, viața sexuală sau orientarea sexuală), cu excepția cazului în care:

• suntem obligați să facem acest lucru prin lege (i.e. Ordinul MS-444/2019); și/sau

• în cazul în care ne-ați furnizat consimțământul dumneavoastră explicit în mod separat.

În cazul în care ne furnizați în mod voluntar date cu caracter personal (inclusiv date cu caracter personal sensibile) prin interacțiunea dumneavoastră cu site-ul woodlika.ro sau prin corespondența cu noi prin telefon, e-mail sau în orice altă modalitate, din proprie voință și nu la cererea noastră, vom șterge astfel de date cu caracter personal din sistemele noastre dacă nu considerăm că prelucrarea acestora este necesară pentru un scop legitim al Woodlika, cu excepția cazului în care ați făcut aceste date publice (de exemplu, într-un forum de mesaje care este vizibil publicului), caz în care vom șterge aceste date de pe site-ul woodlika.ro numai dacă legea impune astfel sau dacă nu dorim să le păstrăm.

De fiecare dată când vizitați site-ul woodlika.ro, colectăm automat următoarele date:

• date tehnice, de exemplu acest lucru poate include Adresa Internet Protocol (IP) utilizată pentru conectarea calculatorului dumneavoastră la internet, informațiile de conectare, tipul și versiunea de browser, setarea fusului orar, tipurile și versiunile extensiilor de browser (plug-in), sistemul și platforma de operare, tipul dispozitivului și marca dispozitivului mobil; aceste date sunt colectate și prelucrate în numele nostru, prin fişierele de tip cookie ale terțelor părți și puteți găsi mai multe informații despre acest lucru la adresa Politica privind utilizarea fișierelor cookie

• date despre vizita dumneavoastră, de exemplu acest lucru poate include date despre URL, secvență de clicuri către, prin și de la site-ul woodlika.ro (inclusiv data și ora), informațiile sau produsele pe care le-ați vizualizat sau căutat pe site.

În cazul în care obținem datele dumneavoastră cu caracter personal de la o terță parte, vă vom furniza toate informațiile relevante despre prelucrarea acestora cât mai curând posibil, dar nu mai târziu de o lună de la obținerea datelor dumneavoastră cu caracter personal.

3. Care sunt scopurile prelucrării datelor cu caracter personal și care este temeiul juridic al prelucrării?

Putem prelucra datele dumneavoastră cu caracter personal în următoarele cazuri:

• atunci când trebuie să întreprindem măsurile necesare pentru a încheia un contract cu dumneavoastră;

• atunci când trebuie să executăm un contract pe care l-am încheiat cu dumneavoastră;

• atunci când trebuie să respectăm o obligație legală (i.e. legislația aplicabilă în achiziţia online, în autorizarea plăților, legislația aplicabilă în relaţiile de muncă, legislația aplicabilă în domeniul fiscal, financiar, contabilitate, audit);

• atunci când este necesar pentru interesele noastre legitime (sau pentru cele ale unei terțe părți) și pentru interesele dumneavoastră (i.e. pentru detectarea și prevenirea fraudei sau pentru asigurarea securității IT și a rețelei informatice), cu excepția cazului în care drepturile dumneavoastră fundamentale prevalează față de aceste interese;

• în cazul în care este necesar pentru interesul public sau în scopuri oficiale.

Prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal pentru diverse motive tehnice, administrative și operaționale, cum ar fi:

• pentru a ne asigura de prezentarea conținutului în modul cel mai eficient pentru dumneavoastră;

• pentru a îmbunătăți site-ul woodlika.ro, inclusiv funcționalitatea acestuia;

• pentru administrarea site-ului woodlika.ro;

• pentru operațiunile interne, inclusiv în scopuri de depanare, analiză a datelor, testare, statistică și de cercetare;

• pentru a păstra site-ul woodlika.ro în condiții de siguranță;

• pentru publicitate și marketing, inclusiv pentru scopuri de marketing specific, astfel încât să oferim un conținut, inclusiv un conținut personalizat, care ar putea fi de interes mai mare pentru dumneavoastră.

În unele cazuri, vom prelucra datele dumneavoastră cu caracter personal doar cu consimțământul dumneavoastră, cum ar fi: în cazuri de publicitate și marketing, pentru trimiterea de newsletters, pentru abonarea la newsletter. În aceste cazuri, vă vom solicita separat consimțământul dumneavoastră, în mod transparent, atunci când furnizați datele dumneavoastră cu caracter personal. Ulterior, vă puteți retrage consimțământul, în orice moment, trimițând o solicitare la adresa de e-mail info@woodlika.ro . Retragerea consimţământului nu va afecta legalitatea prelucrării care a avut loc înainte de retragerea acestuia.

De asemenea, în cazul comunicărilor de tip newsletter, dezabonarea se poate face prin apăsarea butonului din conținutul newsletter-ului primit pe e-mail. În momentul apăsării acestui buton, persoana vizată este dezabonată direct de la newsletter, fără a afecta legalitatea prelucrării care a avut loc înainte de retragerea acestui consimțământ.

Atunci când solicităm date cu caracter personal pentru a respecta obligații legale sau contractuale, furnizarea acestor date cu caracter personal de către dumneavoastră este obligatorie. Acest lucru înseamnă că, dacă astfel de date cu caracter personal nu sunt furnizate, nu vom putea să gestionăm relațiile contractuale sau să respectăm obligațiile legale ce ne sunt impuse. În toate celelalte cazuri, furnizarea de date cu caracter personal este opțională și nu aveți obligația de a le furniza.

Putem prelucra datele dumneavoastră cu caracter personal, precum datele de identificare, datele de contact și adresa de reședință, în scopul posibilei exercitări a drepturilor sau a reclamațiilor noastre împotriva dumneavoastră în viitor. Această prelucrare se bazează pe interesul nostru legitim, fiind necesar să ne exercităm drepturile în cazul unor eventuale litigii.

CONCRET, VOM FOLOSI INFORMAȚIILE DUMNEAVOASTRĂ CU CARACTER PERSONAL ASTFEL:

Clienți:

În scopul furnizării serviciilor, a livrării de bunuri și efectuării plăților în baza contractelor relevante, vă putem prelucra datele cu caracter personal, cum ar fi datele de identificare, datele de contact, datele bancare.

Această prelucrare se bazează pe

• Executarea unui contract la care clienții sunt parte;

• O obligație legală care ne este impusă, conform Legii nr. 365/2002 privind comerțul electronic, republicată cu modificările și completările ulterioare, conform Legii nr. 227/2015 privind Codul Fiscal, actualizat, cu modificările și completările ulterioare.

Nu vom transmite datele dumneavoastră cu caracter personal unor terțe părți, în scopuri de marketing, fără consimțământul dumneavoastră explicit în acest sens.

Putem, de asemenea, să vă folosim datele cu caracter personal pentru a măsura sau a înțelege conținutul preferat legat de produsele noastre; și pentru a face sugestii și recomandări către dumneavoastră (în calitate de client) despre produse care ar putea să vă intereseze.

Abonați la newsletter (fără cont de utilizator):

În scopul furnizării de comunicări de tip newsletter, privind produsele comercializate pe woodlika.ro.

Această prelucrare se bazează pe:

• Consimțământul dumneavoastră, exprimat la momentul abonării la newsletter. În cazul în care nu mai doriți să primiți newsletters, dezabonarea se poate face prin apăsarea butonului din conținutul newsletter-ului primit pe e-mail. În momentul apăsării acestui buton, veți fi dezabonat direct de la newsletter, fără a afecta legalitatea prelucrării care a avut loc înainte de retragerea acestui consimțământ.

Parteneri comerciali:

În scopul furnizării de servicii, livrării de bunuri și efectuării plăților în baza contractelor relevante, vă putem prelucra datele cu caracter personal, cum ar fi datele de identificare, date de contact de afaceri, date bancare și codul de identificare fiscală, pentru persoanele înregistrate în scopuri de TVA.

Această prelucrare se bazează pe:

• executarea unui contract la care dumneavoastră, în calitate de Partener comercial, sunteți parte;

• obligații legale care ne sunt impuse, conform Legii nr. 227/2015 privind Codul Fiscal, actualizat, cu modificările și completările ulterioare.

În unele cazuri, prelucrăm date cu caracter personal, cum ar fi numele și datele de contact ale angajaților sau ale contractanților Partenerilor comerciali în scopul comunicărilor legate de executarea unui anumit contract cu Partenerii comerciali.

Această prelucrare se bazează pe:

• executarea unui contract la care Partenerii comerciali sunt parte;

• obligațiile legale care ne sunt impuse;

• interesul nostru legitim de a menține relația cu partenerii comerciali.

Fiind Partener comercial, vă putem furniza comunicări despre noile noastre produse și servicii. Dacă nu mai doriți să primiți aceste comunicări, puteți renunța trimițându-ne un e-mail la adresa wholesale@woodlika.cz.

4. Cui transmitem datele cu caracter personal?

Woodlika nu va transmite (prin vanzare sau inchiriere) catre terte parti informatiile dvs. cu caracter personal.

În cadrul Woodlika, doar un număr limitat de membri ai personalului, cum ar fi cei din departamentele de Vânzări, Contabilitate, IT, și Farmacie (exclusiv farmaciști) au acces la datele dumneavoastră cu caracter personal conform principiului nevoii de a cunoaște (”on a need to know basis”). Acești membri ai personalului sunt supuși unor obligații de confidențialitate cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal. Membrii personalului Woodlika au dreptul să gestioneze datele cu caracter personal numai pe baza instrucțiunilor comunicate de Woodlika, în legătură cu responsabilitățile de serviciu.

Măsuri tehnice și organizatorice adecvate sunt luate pentru protecția datelor cu caracter personal. Acest site folosește măsuri de securitate împotriva pierderii, alterării sau folosirii greșite a informațiilor care se află în controlul nostru. Woodlika nu își asumă însă responsabilitatea pentru pierderile de informații cauzate de erori ale softului cu care este conceput și găzduit site-ul. De asemenea, nu răspundem pentru erorile în securitatea serverului care găzduieste site-ul.

Datele cu caracter personal pot fi comunicate autorităților guvernamentale, autorităților fiscale și/sau organelor de aplicare a legii, dacă acest lucru este impus de legile aplicabile sau dacă este necesar pentru exercitarea drepturilor noastre, inclusiv a condițiilor de utilizare, sau pentru protejarea intereselor noastre legitime (inclusiv a intereselor legitime ale unor terțe părți) în conformitate cu legile aplicabile.

Datele dumneavoastră cu caracter personal pot fi, de asemenea, divulgate unor terțe părți, astfel:

• Către parteneri de afaceri, furnizori și subcontractanți pentru executarea tuturor contractelor pe care le încheiem cu dumneavoastră, în vederea furnizării produselor și serviciilor solicitate de dumneavoastră

• Pentru livrarea comenzilor, către companiile specializate în servicii de curierat

• Către furnizori de servicii care oferă sprijin administrativ, profesional și tehnic Companiei pentru suport IT, de securitate și resurse comerciale;

• Către consultanți externi (i.e. avocați, contabili, auditori), în scopuri specifice, atunci când este necesar

Woodlika efecutează o evaluare prealabilă adecvată în selectarea terțelor părți furnizori de servicii, și impune acestor furnizori de servicii să mențină măsuri de securitate tehnice și organizatorice adecvate în vederea protejării datelor cu caracter personal și pentru a prelucra datele cu caracter personal numai conform instrucțiunilor specificate de Woodlika. Furnizorii de servicii vor avea dreptul să utilizeze subcontractanți în furnizarea serviciilor către Woodlika, cu condiția ca fiecare subcontractant să respecte aceleași obligații de protecție a datelor ca și furnizorii de servicii.

5. Care este perioada de păstrare a datelor cu caracter personal?

Vom păstra datele dumneavoastră cu caracter personal pentru perioada necesară pentru a îndeplini scopurile enumerate în prezenta Politică sau pentru perioada impusă de legislația națională aplicabilă, în conformitate cu perioadele minime legale de păstrare aplicabile și/sau atât cât este necesar pentru a ne exercita drepturile legitime (și drepturile legitime ale altor persoane).

În cazul în care sunteți Client sau Partener Comercial, vă vom păstra datele dumneavoastră cu caracter personal pe perioada exercitării relației contractuale cu dumneavoastră, precum și pe o perioadă suplimentară de 10 ani, de la data încheierii exercițiului financiar, conform Legii nr. 82/1991 a Contabilității, republicată, cu modificările și completările ulterioare.

În cazul în care avem o relație comercială continuă cu dumneavoastră în calitate de Partener comercial vom continua să păstrăm aceste date cu caracter personal până la încetarea relației noastre comerciale, precum și pe o perioadă suplimentară de 10 ani, de la data încheierii exercițiului financiar, conform Legii nr. 82/1991 a Contabilității, republicată, cu modificările și completările ulterioare.

În cazul în care v-ați abonat la opțiunea de newsletter, vom păstra datele dumneavoastră cu caracter personal atâta timp cât veți dori să primiți comunicări de tip newsletter de la noi.

În cazul în care prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal în temeiul consimțământului dumneavoastră, aceste date cu caracter personal vor fi prelucrate numai pentru perioada prevăzută prin consimțământul dumneavoastră, cu excepția cazului în care vă retrageți consimțământul. În astfel de cazuri, vom înceta prelucrarea datelor cu caracter personal respective în scopurile relevante, sub rezerva oricărei obligații legale de a prelucra aceste date cu caracter personal și/sau a nevoii noastre de a prelucra aceste date cu caracter personal în scopul exercitării drepturilor noastre legitime (inclusiv a drepturilor legitime ale altor persoane).

6. Stocarea datelor personale și transferul datelor personale în afara țării

Site-ul woodlika.ro este administrat si intretinut de Woodlika și găzduit de serverele companiei C SOLUTION SRL, aflate pe teritoriul României.

Intenționăm să nu transferăm datele dumneavoastră cu caracter personal în afara SEE dacă nu există protecții adecvate, incluzând:

• o decizie privind caracterul adecvat emisă de Comisia Europeană cu privire la țara sau țările de destinație;

• o certificare „scut de confidențialitate”;

• reguli corporatiste obligatorii corespunzătoare;

• (un cod de conduită aprobat, împreună cu angajamentele obligatorii și executorii ale operatorului de date sau persoanei împuternicite de către operatorul de date din țara aflată în afara UE și SEE;

• un mecanism de certificare aprobat, împreună cu angajamentul obligatoriu și executoriu al operatorului de date sau al persoanei împuternicite de către operatorul de date într-o țară din afara UE și SEE de a aplica garanțiile corespunzătoare; 

• clauze contractuale standard UE aprobate de Comisia Europeană.

7. Ce drepturi aveți?

Aveți urmatoarele drepturi, asupra datelor cu caracter personal care vă aparțin, conform prevederilor Regulamentului UE nr. 679/2016 (GDPR):

• Dreptul de vă confirma dacă datele dumneavoastră cu caracter personal sunt sau nu prelucrate de noi, și de a vă furniza o copie a datelor dumneavoastră cu caracter personal;

• Dreptul de a solicita rectificarea datelor cu caracter personal prelucrate de website-ul woodlika.ro;

• Dreptul de a solicita ștergerea datelor cu caracter personal prelucrate de website-ul woodlika.ro;

• Dreptul de a solicita restrictionarea datelor personale de procesare de catre website-ul woodlika.ro;

• Dreptul de a vă opune prelucrării datelor cu caracter personal de catre website-ul woodlika.ro (de exemplu utilizarea prelucrării în scopuri de marketing direct);

• Dreptul de a solicita portabilitatea datelor cu caracter personal;

• Dreptul de a vă retrage consimțământul, în orice moment, fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate pe baza consimțământului înainte de retragerea acestuia;

• Dreptul de a depune o plângere către Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal.

Vă rugăm să aveți în vedere faptul că drepturile dumneavoastră descrise mai sus pot fi limitate în anumite situații și fac obiectul legilor și reglementărilor aplicabile privind protecția datelor cu caracter personal. De exemplu, dreptul de a vă opune prelucrării datelor dumneavoastră cu caracter personal poate fi limitat în cazul în care putem demonstra că avem motive legitime convingătoare pentru a prelucra datele dumneavoastră cu caracter personal care prevalează față de interesele dumneavoastră.

În momentul solicitării unuia sau mai multor drepturi, v-a trebui să vă dovediți identitatea și să ne oferiți alte detalii care să ne ajute să răspundem cererii dumneavoastră.

Nu vom percepe o taxă pentru a răspunde cererii dumneavoastră cu excepția cazului în care acest lucru este permis de lege și, în cazul în care se percepe o astfel de taxă, aceasta va fi rezonabilă și proporțională cu cererea dumneavoastră.

Pentru a vă exercita unul sau mai multe din aceste drepturi, vă rugăm să ne contactați la adresa de e-mail info@woodlika.ro.

8. Securitatea datelor cu caracter personal

Păstrăm datele dumneavoastră cu caracter personal pe serverele companiei C SOLUTION SRL, aflate pe teritoriul României.

Folosim măsuri tehnice și organizatorice adecvate, cu scopul de a proteja datele cu caracter personal și de a împiedica accesul neautorizat la acestea. Am intrat în relații contractuale cu terţe părţi care oferă servicii de găzduire iar aceste contracte includ obligații privind securitatea organizațională și tehnică a datelor cu caracter personal.

Toate tranzacțiile de plată vor fi criptate (de exemplu, utilizând protocolul TLS).

Transmiterea datelor prin internet nu este complet sigură. Deși facem tot posibilul pentru a vă proteja datele, nu putem garanta 100% securitatea datelor dumneavoastră transmise pe site-ul nostru; orice transmisie de date personale se face pe propriul dumneavoastră risc.

După ce primim datele dumneavoastră, vom folosi proceduri stricte de securitate pentru a încerca să împiedicăm accesul neautorizat.

9. Confidențialitatea datelor minorilor

Site-ul woodlika.ro nu colectează cu bună știință date personale de identificare de la persoane care nu au împlinit vârsta de 16 ani. Dacă părintele sau tutorele legal are la cunoștință faptul ca minorul aflat în custodia sa a furnizat site-ului woodlika.ro datele sale cu caracter personal, acesta trebuie să informeze imediat Woodlika, la adresa de e-mail info@woodlika.ro. În cazul în care descoperim că o persoană care nu a împlinit vârsta de 16 ani a furnizat date cu caracter personal, prin intermediul site-ului woodlika.ro, atunci vom distruge aceste informații de pe serverele noastre imediat, cu excepția cazului în care părintele sau tutorele își dă consimțământul explicit pentru prelucrarea de către site a datelor cu caracter personal ale copilului în scopurile specificate.

10. Fișierele de tip cookies

Site-ul woodlika.ro utilizează fișiere de tip Cookie pentru a vă oferi o experiență mai bună atunci când navigați pe siteul nostru. Această prelucrare se bazează pe consimțământul dumneavoastră exprimat pe site sau prin setările din browserul dumneavoastră. 

11. Contact

Dacă aveți întrebări sau neclarități cu privire la prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal de către site-ul woodlika.ro sau dacă doriți să vă exercitați unul sau mai multe din drepturile ce vă revin, ne puteți contacta la adresa de e-mail info@woodlika.ro

Vă rugăm să nu divulgați date cu caracter personal sensibile (de exemplu, informații legate de originea rasială sau etnică, de opinii politice, de convingeri religioase sau de altă natură, de sănătate sau de apartenență la un sindicat).

Notă: Putem actualiza periodic această Politică și vă vom notifica orice modificare prin postarea noii variante pe site-ul woodlika.ro.

Vă rugăm să consultați periodic pagina dedicată Politicii de Confidențialitate pentru a fi la curent cu noile modificări.